Anfangs war ich immer mit auf der Baustelle. Durch die Mitarbeitergewinnung ist es endlich möglich, dass ich mich immer mehr auf den Vertrieb und die Bauleitung fokussieren kann.
Benjamin Schmitt , Schmitt – HLS GmbH
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Unterschied Prokurist und Geschäftsführer: So bringst du Struktur in dein Unternehmen
Fragst du dich manchmal: “Was genau macht eigentlich ein Prokurist – und wie unterscheidet sich das von meiner Rolle als Geschäftsführer?" Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt oft die Zeit, sich mit solchen Unterschieden im Detail zu beschäftigen. Doch dieses Wissen ist echt entscheidend.
Denn wer als Geschäftsführer ständig zwischen strategischen Aufgaben und operativem Tagesgeschäft pendelt, läuft Gefahr, sich zu verzetteln. Eine klare Rollenverteilung zwischen dir und einem Prokuristen schafft nicht nur Entlastung, sondern auch Struktur und Sicherheit für dein Unternehmen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie die beiden Rollen voneinander abzugrenzen sind – und wie du diese Aufteilung clever für deinen Erfolg nutzen kannst.
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Der Geschäftsführer: Der Kopf deines Unternehmens
Als Geschäftsführer bist du derjenige, der den Kurs deines Unternehmens festlegt. Alle wesentlichen Entscheidungen laufen bei dir zusammen, ob strategisch oder operativ. Das macht deine Position so entscheidend – und gleichzeitig so anspruchsvoll.
Was sind deine zentralen Aufgaben als Geschäftsführer?
- Strategische Führung: Du legst die langfristigen Ziele fest und entwickelst Pläne, wie diese erreicht werden können.
- Operative Steuerung: Von der Personalplanung über das Finanzmanagement bis zur Überwachung des Tagesgeschäfts – du bist der Dreh- und Angelpunkt.
- Repräsentation nach außen: Ob Kunden, Geschäftspartner oder Behörden – du bist das Gesicht des Unternehmens.
- Haftung: Hier wird es ernst. Als Geschäftsführer haftest du persönlich, wenn etwas schiefläuft – sei es steuerlich, rechtlich oder finanziell.
Der Prokurist: Dein operativer Entlaster
Ein Prokurist ist nicht einfach nur ein weiterer Mitarbeiter – er ist dein verlängerter Arm. Mit der sogenannten Prokura überträgst du ihm Verantwortung, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben.
Was macht ein Prokurist konkret?
- Verträge abschließen: Ob Lieferantenverträge oder Kundenabschlüsse – ein Prokurist kann verbindliche Entscheidungen treffen, solange sie im Rahmen der Prokura liegen.
- Verhandlungen führen: Der Prokurist kann eigenständig mit Kunden oder Geschäftspartnern verhandeln und entlastet dich so im operativen Geschäft.
- Projekte steuern: Von Investitionen bis zu größeren Vorhaben – der Prokurist behält den Überblick und sorgt für die Umsetzung.
Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und ist damit offiziell dokumentiert. Wichtig: Ein Prokurist darf keine grundlegenden Entscheidungen treffen, wie etwa die Auflösung des Unternehmens oder die Anmeldung zur Insolvenz. Diese Aufgaben bleiben allein in deiner Hand.
Praxisbeispiel: In einem regionalen Handelsunternehmen wurde der erfahrenste Vertriebsleiter zum Prokuristen ernannt. Der Geschäftsführer hatte dadurch mehr Zeit für strategische Partnerschaften, während der Prokurist den operativen Vertrieb eigenverantwortlich leitete.
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Geschäftsführer vs. Prokurist: Die Unterschiede auf einen Blick
Hier eine Übersicht der wichtigsten Unterschiede:
Haftung: Warum die Unterschiede so wichtig sind
Haftet ein Prokurist?
Nein. Der Prokurist handelt im Namen des Unternehmens und ist deshalb nicht persönlich haftbar. Das gibt ihm die Sicherheit, Entscheidungen zu treffen, ohne dafür privat einstehen zu müssen.
Haftet ein Geschäftsführer?
Ja – und zwar umfassend. Fehler bei steuerlichen Abgaben, Verstöße gegen Vorschriften oder riskante finanzielle Entscheidungen können dich direkt betreffen.
Expertentipp: Um dich vor Haftungsrisiken zu schützen, ist eine D&O-Versicherung (Directors and Officers Insurance) unverzichtbar. Sie sichert dich ab, wenn es zu Schäden durch Fehlentscheidungen oder Versäumnisse kommt.
Prokurist oder stellvertretender Geschäftsführer: Was passt besser?
Oft stellt sich die Frage, ob ein Prokurist ausreicht oder ein stellvertretender Geschäftsführer sinnvoller ist.
Prokurist:
- handelt ausschließlich innerhalb der erteilten Prokura
- perfekt für operative Entlastung ohne strategische Befugnisse
Stellvertretender Geschäftsführer:
- kann den Geschäftsführer umfassend vertreten, auch in Abwesenheit
- eignet sich für Unternehmer, die langfristig auf Management-Ebene entlastet werden müssen
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So nutzt du die Rollen optimal
Ein guter Prokurist sorgt für Entlastung und klare Strukturen, während du dich als Geschäftsführer auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Das sind die wichtigsten Schritte:
- Delegiere klar: Definiere präzise, welche Aufgaben dein Prokurist übernimmt – und welche nicht.
- Denke langfristig: Überlege, welche Verantwortlichkeiten du dauerhaft abgeben kannst, ohne dabei an Kontrolle zu verlieren.
- Dokumentiere alles schriftlich: Eine saubere Dokumentation sorgt für Transparenz und verhindert Missverständnisse.
Der Unterschied zwischen Prokurist und Geschäftsführer bringt Klarheit
Der Unterschied zwischen Prokurist und Geschäftsführer ist nicht nur eine Formalie – er ist ein echter Hebel, um dein Unternehmen effizienter und zukunftsfähiger aufzustellen. Klare Strukturen helfen dir, Risiken zu minimieren, Aufgaben gezielt zu verteilen und dir den Freiraum zu schaffen, den du für strategische Entscheidungen brauchst.
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