Abmahnung schreiben: Wann sie nötig ist und wie du sie korrekt formulierst

1. Abmahnung – was steckt dahinter und wann brauchst du sie wirklich?

Eine Abmahnung ist nicht einfach nur eine Rüge, sondern eine offizielle Warnung. Sie signalisiert dem Mitarbeiter, dass sein Verhalten so nicht weitergehen kann – und gibt ihm gleichzeitig die Möglichkeit, sich zu bessern. Außerdem dient sie als rechtliche Grundlage für eine spätere Kündigung, falls sich nichts ändert.

Wann ist eine Abmahnung angebracht?

Nicht jeder kleine Fehler rechtfertigt eine Abmahnung. Manchmal reicht auch ein klärendes Gespräch oder eine freundliche Erinnerung. Doch in bestimmten Fällen solltest du nicht zögern:

• Unentschuldigtes Fehlen – Wenn ein Mitarbeiter einfach nicht zur Arbeit erscheint, ohne sich abzumelden.
• Dauerhaftes Zuspätkommen – Jeder verschläft mal oder bleibt im Stau stecken, aber wenn das ständig passiert, wird es zum Problem.
• Unangemessenes Verhalten gegenüber Kunden oder Kollegen – Unhöflichkeit, respektloser Ton oder sogar Beleidigungen gehen gar nicht.
• Missachtung von Anweisungen oder Arbeitsverweigerung – Wenn jemand bewusst gegen Regeln verstößt oder einfach nicht mitzieht.

Eine Abmahnung ist allerdings keine Strafe, sondern ein klarer Hinweis, dass ein Verhalten geändert werden muss. Sie gibt dem Mitarbeiter die Chance, sich zu verbessern – und stellt sicher, dass du als Arbeitgeber im Ernstfall rechtlich abgesichert bist.

2. Abmahnung oder Ermahnung – was ist wirklich notwendig?

Bevor du eine Abmahnung aussprichst, solltest du überlegen, ob nicht eine Ermahnung ausreicht.

Worin liegt der Unterschied?

• Eine Ermahnung ist eine freundliche, aber bestimmte Erinnerung. Sie sagt: „Achte bitte darauf, dass das nicht wieder vorkommt.“
• Eine Abmahnung ist deutlich formeller. Sie dokumentiert das Fehlverhalten und warnt vor Konsequenzen, falls sich nichts ändert.

Wann reicht eine Ermahnung aus?

• Wenn es sich um einen einmaligen Vorfall handelt.
• Wenn ein Missverständnis die Ursache war.
• Wenn der Mitarbeiter sich einsichtig zeigt.

Wann solltest du direkt abmahnen?

• Wenn das Verhalten schon mehrfach ein Problem war.
• Wenn der Mitarbeiter sich uneinsichtig zeigt.
• Wenn der Vorfall so gravierend ist, dass du nicht einfach darüber hinwegsehen kannst.

💡 Tipp: Eine gute Kommunikation ist oft der Schlüssel. In vielen Fällen lässt sich ein Problem lösen, bevor es eskaliert.

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3. Wie schreibt man eine Abmahnung richtig?

Eine Abmahnung muss klar und eindeutig sein – schwammige Formulierungen helfen niemandem.

Diese Punkte gehören in eine rechtssichere Abmahnung:

1. Überschrift: „Abmahnung“ – damit sofort klar ist, worum es geht.
2. Datum & Name des Mitarbeiters – damit es keine Missverständnisse gibt.
3. Klare Beschreibung des Vorfalls – Was genau ist passiert? Wann, wo und in welchem Zusammenhang?
4. Hinweis auf Konsequenzen – Falls das Verhalten sich nicht ändert, kann es arbeitsrechtliche Folgen haben.
5. Aufforderung zur Besserung – Der Mitarbeiter muss wissen, was von ihm erwartet wird.
6. Unterschrift des Arbeitgebers – Ohne Unterschrift ist die Abmahnung wertlos.

Kann eine Abmahnung per E-Mail verschickt werden?

Ja, aber sicherer ist es, sie persönlich zu übergeben oder per Einschreiben zu versenden – so gibt es keine Diskussion darüber, ob sie angekommen ist.

4. So formulierst du eine Abmahnung – einfach und rechtssicher

Wenn du eine Abmahnung schreiben musst, halte dich an diese Struktur:

1️⃣ Einleitung:
„Hiermit erteile ich Ihnen eine Abmahnung wegen …“

2️⃣ Beschreibung des Vorfalls:
Was genau ist passiert? (Datum, Uhrzeit, Ort, Details)

3️⃣ Konsequenzen aufzeigen:
„Falls sich dieses Verhalten wiederholt, behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor.“

4️⃣ Erwartungshaltung formulieren:
Was genau muss sich ändern? Bis wann?

5️⃣ Unterschrift nicht vergessen!

💡 Tipp: Falls du unsicher bist, nutze unsere kostenlose Muster-Abmahnung – damit bist du auf der sicheren Seite.

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5. Was passiert nach einer Abmahnung?

Viele Mitarbeiter bekommen Panik, wenn sie eine Abmahnung erhalten. Aber keine Sorge – eine Abmahnung bedeutet nicht automatisch, dass jemandem gekündigt wird. Sie dient in erster Linie dazu, das Problem schriftlich festzuhalten und eine Verbesserung einzufordern.

Wie viele Abmahnungen braucht es vor einer Kündigung?

Es gibt keine feste Regel, aber in der Praxis sind es meist zwei bis drei Abmahnungen, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden kann.

Kann eine Abmahnung wieder gelöscht werden?

Ja, wenn:

• sie unrechtmäßig oder fehlerhaft war.
• nach mehreren Jahren keine weiteren Verstöße aufgetreten sind.

6. Wie du Abmahnungen fair und professionell nutzt

Eine Abmahnung ist kein Machtinstrument, sondern ein wichtiges Werkzeug, um klare Regeln zu setzen. Sie sollte weder leichtfertig noch aus Wut ausgesprochen werden – sondern immer mit Bedacht.

Bevor du abmahnst, frag dich:
✅ Ist das Fehlverhalten so gravierend, dass eine Abmahnung notwendig ist?
✅ Habe ich dem Mitarbeiter eine faire Chance zur Verbesserung gegeben?
✅ Ist meine Abmahnung sachlich, eindeutig und rechtssicher formuliert?

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