Onboarding

Du möchtest neue Mitarbeiter schneller einarbeiten, um Zeit und Kosten zu sparen? Dann hast du sicher schon einmal von Onboarding gehört. Ein optimiertes Onboarding ist unabdingbar, wenn frisch eingestellte Mitarbeiter schnell in die Prozesse und Systeme deines Unternehmen eingeführt werden sollen. Mit einem automatisierten Onboarding sparst du dir und deinen Mitarbeitern nicht nur Geld und Zeit, sondern auch Nerven. Ziel deines Onboardings sollte sein, dass neue Kollegen sich sozusagen selbst einarbeiten können, sodass die vielen Fragen zu Beginn der Arbeit nicht immer wieder beantwortet werden müssen. Dann müssen neue Mitarbeiter nur selten die Hilfe von Kollegen in Anspruch nehmen, was die Effizienz in deinem Unternehmen erheblich steigert.

Matthias Aumann freigestellt

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Was ist Onboarding?

Das Onboarding ist der Integrationsprozess neuer Mitarbeiter in ihre Aufgabenbereiche und die Firmenstrukturen. Das Onboarding ist wesentlicher Teil der Einstellung eines Arbeitnehmers und der Startschuss für die Aufnahme seiner oder ihrer neuen Tätigkeit im Unternehmen. Es leitet sich vom Englischen “taking on board” ab, was beschreibt, dass jemand in bestehende Prozesse integriert wird. Nicht in jedem Unternehmen ist der Onboarding Prozess geplant und klar strukturiert. Immer mehr Arbeitgeber erkennen jedoch mittlerweile den beidseitigen Wert einer gelungenen Einarbeitung für Geschäftsführer und Mitarbeiter.

Systematisches Onboarding

neue mitarbeiter in wenigen tagen einarbeiten

Wiederkehrende Prozesse in ein System zu verpacken, kann dir viel Zeit und Kosten ersparen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein wiederkehrender Prozess. Die grundlegenden Strukturen, welche du oder deine Mitarbeiter den Neuankömmlingen immer wieder erklären würdet, können ganz einfach in einem System, in analoger oder digitaler Form, festgehalten und neuen Mitarbeitern an die Hand gegeben werden.

Warum ist ein systematisches Onboarding so wichtig?

Wenn du bereits selbst einmal als Angestellter eine neue Stelle angetreten hast, kannst du dich sicher gut daran erinnern, was für ein Gefühl das war. Am ersten Tag findet man sich noch nicht so wirklich zurecht und die Abläufe des neuen Unternehmens sowie die neuen Kollegen müssen erst einmal kennengelernt werden. Wenn du Glück hattest, wurde dein erster Arbeitstag vorgeplant und damit den unangenehmen Phasen vorgebeugt, in denen man noch nicht weiß, wohin mit sich am Arbeitsplatz und im Team. Wenn du weniger Glück hattest, ist genau dieses Szenario eingetreten. Du bist mit einem mittelmäßigen bis schlechten Gefühl gestartet. Eben das möchte doch eigentlich jeder Arbeitgeber verhindern, der gerade eine vielversprechende Fachkraft eingestellt hat, oder?

Man kann zu Beginn seiner Arbeit selbstverständlich nicht erwarten, dass ein Kollege sich die Zeit nimmt, einen Neuling ununterbrochen an die Hand zu nehmen. Aus unternehmerischer Sicht wäre das nur unproduktiv. Eine neue Arbeitskraft, die noch keinen Mehrwert bringt, bewirkt damit, dass eine bereits eingearbeitete Kraft in dieser Phase keinen oder wenig Mehrwert für das Wachstum des Unternehmens einbringt? Auf keinen Fall! An dieser Stelle setzt ein gut konzipierter Onboarding Prozess an.

Mitarbeiter finden kann bereits ein langwieriger Prozess sein. Umso wichtiger ist es, Talente im Unternehmen zu halten. Wenn die sogenannten A-Mitarbeiter also erst einmal mühsam rekrutiert werden müssen, wäre es fatal, wenn sie das Unternehmen noch in der Einarbeitungsphase wieder verlassen wollen. Viel besser ist es doch, ihnen direkt die besten Startmöglichkeiten zu bieten und sie vom ersten Tag ihrer Arbeit an langfristig an sich zu binden. Fühlen sich deine neuen Mitarbeiter wohl und wertgeschätzt, werden sie ihr Fachwissen umso effektiver einsetzen. Nicht selten empfehlen zufriedene Mitarbeiter ihr Unternehmen weiter und tragen damit einen großen Teil zur Mitarbeiterfindung bei

Systematisches Onboarding

Die Vorteile

  • Deine neuen Mitarbeiter haben von Beginn an einen klar strukturierten Arbeitstag und eine Aufgabe, und zwar sich selbst einzuarbeiten.
  • Neue Mitarbeiter starten mit einem guten Gefühl, weil der Einarbeitungsplan ihnen eine Richtung für die ersten Arbeitstage vorgibt.
  • Neue Mitarbeiter starten schnell und können so auch schneller damit beginnen, deinem Unternehmen den gewünschten Mehrwert zu liefern.
  • Bestehende Mitarbeiter können weiterhin ihren Aufgaben nachgehen und den Arbeitsalltag fortführen.
  • Die Einarbeitung ist kosteneffizienter und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

Wie sieht ein guter
Onboarding Prozess aus?

Wie du dein Onboarding bestmöglich aufbaust, ist abhängig von dem Gegenstand und der Branche deines Unternehmens, von der Tätigkeit deiner Mitarbeiter und den individuellen Gegebenheiten in deinem Unternehmen. Wenn dein Onboarding seinen Zweck erfüllt, siehst du es daran, dass neue Mitarbeiter bestens informiert sind und schnell ihre eigentliche Tätigkeit  aufnehmen können. Wenn die Integration und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bisher Wochen gedauert hat, wird sie mit einem gelungenen Onboarding nur noch wenige Tage benötigen. Umso früher wird auch für dich deutlich, ob die neue Fachkraft tatsächlich in dein Unternehmen und für die ausgesuchte Stelle passt.

Phasen des Onboardings

Preboarding

Das Preboarding ist die Phase vor dem Arbeitsantritt. Hier kommt es darauf an, dass dein zukünftiger Mitarbeiter bereits alle Informationen darüber hat, was auf ihn zukommt. Wann und wo er sich einfinden darf, wer seine Ansprechpartner sind, wo sein Arbeitsplatz sein wird etc. Du kannst dies zum Beispiel auch mit einem Preboarding-Paket lösen, welches ein kurzes Anschreiben mit all diesen Informationen enthält, aber auch einige kleine Geschenke, wie eine Tasse, einen Stift oder ein Notizbuch im Firmendesign. Das ist eine nicht übliche Aufmerksamkeit und verstärkt das positive Gefühl zu Beginn einer neuen Stelle.

Onboarding

Das eigentliche Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag. Von da an lernen neue Mitarbeiter die Kollegen und ihre Arbeitsumgebung kennen. Alle organisatorischen Vorbereitungen für den Start werden erledigt, der Arbeitsplatz eingerichtet, Arbeitsabläufe, Systeme und Software kennengelernt. Diese Informationen sind für jeden Mitarbeiter identisch und wiederkehrend, deshalb bietet es sich an, sie festzuhalten und als selbsterklärenden Verweis zugänglich zu machen. Dieser Verweis kann analog aber auch digital aufgesetzt werden.

Printlösungen

Im Handwerk kann schon ein Handbuch ausreichen, in welchem eindeutig beschrieben ist, welche Verhaltensregeln oder Abläufe und Prozesse gelten. In bestimmten Fällen kann auch eine simple, laminierte Karte vor Ort, beispielsweise in der Werkstatt oder im Baustellenfahrzeug ausreichen. Sie stellt schematisch dar, wo welches Werkzeug seinen Platz hat oder wie ein Fahrzeug nach Benutzung hinterlassen wird. Wichtig ist, dass Arbeitsweisen und Abläufe verschriftlicht und damit klar festgelegt werden. Wie die ideale Umsetzung in deinem Unternehmen aussieht, kannst du selbst entscheiden.

Digitale Lösungen

Digitale Lösungen sind für Angestellte im Büro oftmals die bessere Variante. Auch hier sind dir in der Umsetzung keine Grenzen gesetzt. Du kannst einen Ordner erstellen mit Textdateien, die jeden Aufgabenbereich deines Unternehmens abbilden und ihn für deine Mitarbeiter zugänglich in der Cloud ablegen. Oder du investierst etwas mehr Zeit und drehst Videos, in denen du beispielsweise via Bildschirmaufnahme zeigst, wie eine E-Mail-Signatur richtig aufgesetzt wird, wie das CRM zu verwalten ist etc. Solche Video-Reihen kannst du deinen Mitarbeitern ganz einfach über Plattformen für Video-Kurse wie Kajabi und Co. zugänglich machen.

Postboarding

Nach dem Onboarding beginnt die fachliche Einarbeitung in die neue Tätigkeit. Fachbezogene, wiederkehrende Prozesse und Arbeitsabläufe kannst du ebenfalls in Form einer analogen oder digitalen Lösung bereitstellen, wie zum Beispiel bei Vertriebsprozessen: Der Umgang mit Fragen von Kunden, Abläufe der Buchhaltung, des Controllings, des Marketings etc. Indem du wiederkehrende Prozesse im Onboarding festhältst und sie jederzeit abrufbar machst, können deine Mitarbeiter effizienter arbeiten, ohne sich mit den Abläufen betreffenden Fragen beschäftigen zu müssen. Das entlastet nicht nur die Kollegen der Abteilung, in der ein Neuankömmling beginnt, sondern auch die Ressourcen in der HR. Wichtig ist: Lasse dir umgekehrt auch Feedback für dein Onboarding geben. Nur mit Feedback kannst du die teure Phase der Einarbeitung und Maßnahmen optimieren. Ein Feedback kannst du einfach in Form einer Checkliste am Ende des Onboardings einholen und direkt auswerten.

So etablierst du digitales Arbeiten

Insbesondere wenn du Geschäftsführer im Handwerk bist, wirst du wissen, wie schwierig es sein kann, Mitarbeiter an digitale Prozesse heranzuführen. Sie davon zu überzeugen, dass es einfacher und effizienter ist, beispielsweise die Lagerlogistik, den Fuhrpark oder Baupläne digital zu verwalten, kann wirklich nervenzehrend sein. Digitale Prozesse im Arbeitsalltag zu etablieren ist jedoch notwendig, um in der heutigen, so schnelllebigen Zeit als nachhaltig wachsendes Unternehmen zu bestehen.

Wie kannst du also dabei vorgehen, digitales Arbeiten zu standardisieren, ohne dass deine Mitarbeiter sich dagegen sträuben? Zum Einen gilt: Mach es vor! Zum Anderen gilt: Zieh es durch! Es bringt dich nicht weiter, wenn du selbst immer wieder in alte Strukturen verfällst und damit deiner Belegschaft gegenüber inkonsequent bist. Du musst mit einer Umstrukturierung beginnen, es vormachen und deinen Mitarbeitern diese neuen Prozesse Schritt für Schritt zugänglich machen.

Wenn du schon in deinem Onboarding den digitalen Weg gehst und dort bereits alle digitalen Prozesse, deren Einrichtung und Durchführung erklärst, herrscht von Beginn an eine “digitale Konsistenz”, an die sich deine Mitarbeiter gewöhnen. Darüber hinaus ist digitales Arbeiten häufig bereits ein K.O.-Kriterium für Bewerber, was dir im Recruiting einige Pluspunkte beschert. Die Digitalisierung deines Unternehmens spielt dir also in die Karten, wenn es darum geht, dich als Arbeitgeber für vielerorts händeringend gesuchte Fachkräfte attraktiver zu machen.

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